একটি ডকুমেন্টের নাম এমনভাবে হওয়া উচিত যাতে তা সুনির্দিষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং অর্থপূর্ণ হয়। নামটি দেখেই যেন বোঝা যায় ডকুমেন্টটি কিসের উপর ভিত্তি করে তৈরি এবং এর মধ্যে কী তথ্য থাকতে পারে। অপ্রয়োজনীয় শব্দ বা তারিখ পরিহার করে মূল বিষয়বস্তুর উপর জোর দেওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, “মার্কেটিং প্ল্যান Q3_2025 ফাইনাল” এমন একটি নাম যা ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু, সময়কাল এবং সংস্করণ সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা দেয়। এছাড়া, সহজবোধ্য শব্দ ব্যবহার করা এবং বিশেষ অক্ষর পরিহার করা উচিত যাতে বিভিন্ন অপারেটিং সিস্টেমে বা প্ল্যাটফর্মে ডকুমেন্টটি সহজেই অ্যাক্সেস করা যায়। সুসংগঠিত নামকরণের ফলে ডকুমেন্ট সহজে খুঁজে পাওয়া যায় এবং ফাইল ব্যবস্থাপনার কাজও অনেক সহজ হয়।
সাধারণত কোনো ডকুমেন্টের নাম কীভাবে হওয়া উচিত?
ক) কাজের ধরন অনুযায়ী
খ) কাজের গুরুত্ব অনুযায়ী
গ) কাজের মান অনুযায়ী
ঘ) কাজের নির্দেশনা অনুযায়ী
সঠিক উত্তর : ক) কাজের ধরন অনুযায়ী