প্রতিবেদন কি? প্রতিবেদন কাকে বলে?
প্রতিবেদন কাকে বলে?
প্রতিবেদন বলতে কোন নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্যানুসন্ধান ভিত্তিক বিবরণী বোঝায়। কোন ঘটনা,তথ্য বা বক্তব্য সম্পকে সুচিন্তিত বক্তব্য প্রদানই প্রতিবেদন ।প্রতিবেদন বিশেষ বিষয় বা কাজের বিশ্লষনী র্বণনা প্রকাশ পায়। প্রতিবেদনে কাজের নির্দেশ,পরামর্শ ,সিদ্ধান্ত ইত্যাদি সম্পর্কে ও মন্তব্য করা হয়। প্রতিবেদন বিশেষ কৌশল বা পদ্ধতি অবলম্বনে রচিত বিবৃত বা বিবরণী বোঝায় ।
প্রতিবেদন হলো কয়টি সুসংগঠিত তথ্যগত বিবৃতি যা কোন বক্তব্য সম্বন্ধে সংক্ষিপ্ত অথচ সঠিক বর্ণনা বিশেষ। একে যথেষ্ট সতর্কতা ,পর্যবেক্ষণ, পর্যালোচনা ,গবেষনা ও বিচার বিশ্লেষণের পর তৈরি করতে হয় । প্রতিবেদনের মাধ্যমে কোন বিষয়ে পুন:উপস্থাপন করা হয়ে থাকে ।
প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য
প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য হল নির্দিষ্ট কোন বিষয়বস্তু সর্ম্পকে কর্তৃপক্ষকে সুস্পষ্টভাবে অবহিতকরা। এর বক্তব্য হবে নিরপেক্ষতার বৈশিষ্ট্য অনুসারী।এতে জটিল বিষয়ের ব্যাখ্যা থাকবে । প্রতিবেদনে কোন বিষয় সম্পর্কে মতামত প্রকাশ করা হয়। প্রতিবেদন কাজের সমন্বয় সাধন ও সিদ্ধন্ত গ্রহনে সহায়তা করে।
প্রতিবেদনের বৈশিষ্ট্য
প্রতিবেদন হতে হবে নির্দিষ্ট কাঠামো সম্বলিত এবং নিয়মানুযায়ী তা রচিত হতে হবে। কোন নির্দিষ্ট ঘটনা অবলম্বনে তা লিখতে হয় এবং তার বক্তব্য হবে যুক্তি যুক্ত প্রতিবেদন নিরপেক্ষভাবে রচনা করতে হয় এবং তাতে লেখকের ব্যক্তিগত আবেগের স্থান লাভের কোন সুযোগ নেই। প্রতিবেদনের বক্তব্যের সমাপ্তি ঘটবে উপসংহার ও সুপারিশের মাধ্যমে।প্রতিবেদন রচনায় অনুসরণীয় বৈশিষ্ট্যগুলো নিম্নরূপ -
১।সুনির্দিষ্ট কাঠামো:
কোন প্রতিবেদন প্রণয়নকালে একটি নির্দিস্ট কাঠামো অনুসারে করতে হয়। এতে থাকবে একটি শিরোনাম , প্রাপকের নাম-ঠিকানা ,আলোচ্যবিষয়ের সূচিপত্র , বিষয়বস্তু, তথ্যপঞ্জি, স্বাক্ষর , তারিখ ইত্যাদি।
২।সঠিক তথ্য:প্রতিবেদন রচিত হবে সঠিক তথ্যের ওপর ভিত্তি করে । কথ্যানুসন্ধান ই হল প্রতিবেদনের প্রধান কাজ। সেজন্য তথ্যের যথার্থতার ওপর বিশেষ গুরুত্ব প্রদান করতে হবে।
৩।সম্পূর্ণতা:প্রতিবেদন যেসব তথ্য পরিবেশিত হবে তা হতে হবে নির্ভুল সম্পূর্ণ ওনির্ভরযোগ্য।
৪।স্পষ্টতা:প্রতিবেদনের বক্তব্যের মধ্যে স্পষ্টতা থাকবে যাতে বক্তব্য বিষয় সম্পর্কে সুস্পষ্ট ধারনা লাভ সহজ হয়।
৫।সংক্ষিপ্ততা:প্রতিবেদন হবে বাহুল্যবর্জিত ।বক্তব্য হবে সুনির্বাচিত এবংকোনঅনাবশ্যক বক্তব্য সংযোজিত হতে পারেনা
৬।সুন্দর উপস্থাপনা:
প্রতিবেদনের উপস্থাপন হবে আকর্র্ষণীয় ।এরবক্তব্য সহজ সরল ভাষায় প্রকাশ পায়।
৭।সুপারিশ:প্রতিবেদনে উপসংহারে সুপারিশ সংযোজন করতে হবে যাতে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ সমস্যা সম্পর্কে সিদ্ধন্ত গ্রহন করতে পারে ।
প্রতিবেদনের বিভিন্ন অংশ
প্রতিবেদনের তিনটি অংশ হল :
১।প্রারম্ভিক অংশ
২।প্রধানঅংশ
৩।পরিশিষ্ট।
বিস্তারিত আলোচনাঃ
১।প্রারম্ভিক অংশ
২। প্রতিবেদনের প্রধান অংশ
৩। পরিশিষ্ট অংশ
প্রতিবেদনের পরিশিষ্টে থাকে তথ্য নির্দেশ,গ্রন্থ বিবরণী,কমিটির তালিকা ও আনুসঙ্গিক বিষয়াদি। প্রতিবেদন রচনার পদ্ধতি সম্পর্কে অবহিত থাকলে উত্তম প্রতিবেদন প্রণয়ন করা সম্ভব।এসব পদ্ধতির মধ্যে আছে প্রতিবেদনের আকার ,শ্রেণী, বৈশিষ্ট্য, রীতিনীতি ও বিন্যাস।
